契約管理システムは、公告資料を含む契約関連資料作成の事務作業支援調達手続の法人内標準化蓄積された契約実績情報の活用(国からの調査対応要請への利用、経営判断に資するような契約基礎情報や集計情報の提供など)等、契約関連業務をトータルでサポートするシステムです。

スケジュール作成
公告資料作成
進捗管理
契約情報の出力

調達手続きを行う時、こんな事でお困りではありませんか?

契約業務担当者

入札や参加者確認公募の時ってどんな手続きが必要なの?

依頼を受けてから契約締結までって、みんなどんなスケジュール感でやっているの?

前やった時って、先輩がどんな段取りでやってたか知ってる?

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日本システム開発研究所

 例えば入札スケジュールには、購入依頼書の提出、入札公告、入札説明会、質問〆切、提案書〆切、入札開札といった主なイベントがありますが、
 原則、HP公告の翌日から開札まで、10日以上空けないといけないなどのルールがありますので、すぐに入札したくても出来ないこともあります。

 特にはじめての入札事務の場合は、過去の事例を参考にしたり、余裕を持ったスケジュール作りを心がける必要がありそうです。
 弊所では国立研究開発法人向けに導入実績がある契約管理システムをベースとして、契約事務向けの課題解決に取り組んでおりますので、
 そういったお悩みを解決する1つの手段として、契約管理システムというツールをご紹介致します。
 過去の事例を参考にするためには、スケジュール等のデータがシステム化されていれば便利というところにも繋がると思います。

 以下に簡単な説明をしております。入札や確認公募の事務作業について、標準化、共有化、効率化などのお役に立てればと思いますので、気になる点など御座いましたら、お気軽にご相談お願い致します。
 (契約管理システムで解決できるかもしれません。)

契約管理システムによるスケジュール作成

調達関連資料を作る時、こんな事でお困りではありませんか?

契約業務担当者

以前どうやってこの資料作ったか、引き継ぎ資料ある?

なんで各部署から出てくる資料の書式が全部違うの?

調達資料とか契約書とか、もっと効率的に作れないかなぁ。

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 属人化した公告資料などが点在してしまっている場合、資料の根拠を探すだけでも大変かもしれないですね。
 入札事務に関わる資料の標準化とワンライティングで資料を出力することを目的にしたシステムツールを弊所では開発しております。
 
 以下に簡単な説明をしております。入札や確認公募の事務作業について、標準化、共有化、効率化などのお役に立てればと思いますので、気になる点など御座いましたら、お気軽にご相談お願い致します。
 (契約管理システムで解決できるかもしれません。)

契約管理システムによる公告資料作成機能

情報共有を行う時、こんな事でお困りではありませんか?

管理者

今実施されている入札や公募の進捗を一覧で見たいんだけど。

説明会とかイベントが、他の案件の日程と被っていないかなぁ。

発送や確認が洩れてる作業が無いか、確認しておかないと。

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 入札業務は事務の特質上、契約事務担当以外あまり情報が共有されないといった側面があると思っております。
 特に管理者の方にしてみれば、事務の進捗状況を手軽にみたいといった時もあろうかと思われます。

 弊所で開発している契約管理システムで入札業務の作成支援を行えば、
 入札スケジュール等のデータも自然と蓄積されていきますので、現在進行中の事務状況を確認できることもあります。

 以下に簡単な説明をしております。気になる点など御座いましたら、お気軽にご相談お願い致します。
 (契約管理システムで解決できるかもしれません。)

契約管理システムによる契約事案の進捗管理機能

契約実績報告資料等の作成を行う時、こんな事でお困りではありませんか?

管理者

前回提出した時に、どこから数字持ってきたんだっけ?

「○○さんじゃないと作れない」と言われても、困るよ。

急に「明日までに作って」と言われても無理です。

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 例えば、契約実績の増減比較やデータ分析などのクロス集計を行いたい場合、扱いやすい形でかつ信頼できるデータがシステムに登録されているか否かが、とても重要になってくると思います。
 弊所で開発している契約管理システムでは契約方式別は勿論のこと、契約部署別集計、一者応札状況などの出力を可能にするため、
 契約情報を利活用しやすい形でデータベース化しており、結果、様々な条件下での検索が対応可能となっております。
 項目は複雑になるところも御座いますが、入力のしやすさにもこだわっておりますので、入力負荷なくご利用頂けると思います。
 年々とデータが蓄積されれば、経年比較などのグラフも簡単にシステムから出力することも出来ます。
 
 以下に簡単な説明をしております。
 国からの契約調査対応や契約情報の公表業務等などの作業負荷軽減にお役に立てればと思いますので、気になる点など御座いましたら、お気軽にご相談お願い致します。
 (契約管理システムで解決できるかもしれません。)

契約管理システムによる契約情報出力

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公共コンピュータシステム部 第二開発室 契約管理システム営業チーム

Email:keiyaku-eigyo@srdi.or.jp

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